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新常态背景下的档案馆空间资源配置研究

2021-02-22 07:47:26 北京档案 2021年1期
关键词:档案服务

李伟超 李琴 贾艺玮

摘要:档案馆空间是档案馆服务功能开展的重要载体和基础性资源。针对档案馆空间进行资源配置研究,为档案馆服务功能的转变及服务效能的提升提供有效支撑。本文探讨了新常态背景下档案馆空间的内涵,基于档案馆空间的底层需求,提出了以“统一、构建、调整”为核心思路的档案馆空间配置策略及优化路径,以期为档案馆空间配置的应用实践与理论研究提供参考。

关键词:档案馆空间资源 需求转变 档案服务

我国社会发展步入新常态,科学技术更迭愈加迅猛,这对社会大众的信息获取方式及文化需求产生了重大影响。在此社会背景下,档案管理工作显得尤为重要,正处于由传统模式向信息化、数字化模式转变的关键时期。档案馆作为信息及文化机构[1],新常态的时代背景为其开展工作带来了更多的新机遇、新挑战。面对日趋激烈而复杂的生存环境,档案馆更需要以多元化的服务理念、灵活的服务方式,去满足社会公众日趋复杂多变的档案需求,而如何在有限的资源约束条件下高质量地完成此项任务,则是未来档案馆工作开展所需持续面对的难题。

一、档案馆空间概述

(一)档案馆空间研究

空间是人们开展社会活动的重要载体,承载了一切活动开展所需要的资源。档案馆作为信息资源中心和区域文化传播基地,为线上机关、企事业单位、社会公众提供多元化的服务和产品,档案馆空间则是以档案馆为载体,提供并创造一种独特的场所和氛围供人们保管与利用档案资源。目前,学界有诸多学者对档案馆空间进行了研究,如周林兴等[2]运用SWOT方法对档案馆公共文化空间的内部要素和外部环境进行分析,并提出多种发展策略建议以提高档案馆公共文化空间的影响力。倪晓春[3]对综合档案馆公共文化空间建设的必要性和可行性进行了分析,并对公共文化空间的建设提出了相关建议。孙瑾等[4]提出以信息黄金城空间的创新模式来探索档案馆发展的新路径。曹宇[5]对档案馆在功能转变背景下的空间合理配置进行了研究,并对档案馆空间动态配置提出了一些建议。黄荷等[6]对我国综合档案馆的资源配置现状进行了分析,并针对资源配置不均、结构不合理等问题提出了针对性建议。上述研究对档案馆公共文化空间、信息黄金城空间、空间资源配置方面进行了有益的探索,但其提出的策略及建议皆为零散的、非系统的。鉴于此,本文将从档案馆工作的实际需求出发,对档案馆空间资源优化进行系统的研究。

(二)档案馆空间运行模式

档案馆空间存在的价值是通过利用档案馆内各种有形及无形的资源对档案资源提供保管及利用服务,是档案馆工作开展的基础。因此,档案馆空间不仅仅为有形的、物理意义上的空间,还包括无形的、虚拟化的空间——集成数据、信息与知识的信息空间,围绕档案信息保管和利用的线上交互空间,档案馆空间内馆员、用户意识或精神上的空间。这四种空间在档案馆内相互交融,从而形成了可提供档案保管与利用服务的档案馆共融空间。

在这四种空间中,物理空间是档案馆空间的载体,线上交互空间是档案馆空间的服务应用,信息空间是连接物理空间与线上空间的纽带,意识或精神上的空间则是档案馆空间的最终作用对象。具体的档案馆空间运行模式如图1所示。

二、新常態下档案馆工作对空间资源的需求

当前在新常态背景下,档案事业正处于转型时期,档案馆作为档案事业的主阵地,在转型过程中面临着较多且较为复杂的问题,加之新技术、新理念的不断涌现,使得档案馆在服务功能、资源配置、可持续发展等方面对空间资源的需求较为突出。

(一)档案馆服务功能的转变

在新常态影响下,社会各界对档案馆的服务提出了更高的要求,档案馆工作步入转型的关键时期,以保管为主的传统档案馆工作正逐渐延伸发展多项服务功能。档案事业的转型不可能是一蹴而就的,需要随着社会经济的发展动态且持续地进行改进。在此期间,档案馆也需重新审视自己的社会地位和职能,不断吸纳社会各界的有利资源,转变服务理念和服务方式,拓展和延伸服务内容,持续向社会提供高效且优质的产品和服务以满足社会公众对档案馆的众多需求。这种为适应外界变化而导致的档案馆内生性服务功能变革,需要档案馆对其空间资源进行持续优化与整合,但这也将为新时期档案馆工作的开展带来持续性的挑战。

(二)档案馆空间资源配置不足

国家档案局于2008年发布了《档案馆建设标准》,该标准规定了国家各级档案馆的建筑面积指标和馆藏档案数量。笔者通过国家统计局调查了2008年到2018年10年之间的档案馆数据[7],发现档案馆的平均建筑面积从2008年的1468平方米增长到了2018年的3170平方米,实现了翻倍。但是平均馆藏档案数量从2008年的7.9万卷(件)增长到了2018年的22.6万卷(件),增长了近3倍。由此,可以看出,档案馆建筑面积的增长还远未满足馆藏档案数量增长所对应的要求。所以整体来看,现今档案馆日常运转所需要的空间资源仍有较大缺口。

(三)绿色档案馆发展的需要

当前背景下,档案馆需持有“绿色、环保、低能耗”等可持续发展的理念以在满足社会需求的前提下尽可能减少对社会资源的浪费。2019年国家档案局发布《绿色档案馆建筑评价标准》[8],为档案馆的设计、建造及未来的馆舍使用提供了方向性的指引,即需要在有限资源投入的条件下,最大限度地深挖资源使用黄金城,提供绿色档案产品及服务,这也对未来档案馆空间的设计和使用提出了更高的要求。

通过上述分析,不难发现档案馆对空间资源的利用具有“高效、绿色、可持续”等特征,而现有的档案馆因建设完成后其空间形态较为固定且不易调整,未能满足自身空间资源利用的需求,因此,亟待构建一种致力于实现空间资源优化配置的档案馆空间建设体系。

三、档案馆空间资源配置策略

(一)空间资源需求

随着现代档案馆馆藏资源及线上服务种类愈加丰富,其自身内部的空间组织架构也呈现出一定的复杂性特征。档案馆在对空间进行配置时,很难对其空间内的资源进行整合和优化,因此需要以档案馆空间优化过程中的具体需求为牵引,给出空间资源配置的处理策略,从而为空间配置的具体实施方案提供指导意见。根据对档案馆空间资源配置过程的深入分析,其空间资源需求具有以下四个方面的特征。

1.安全性。档案馆的安全性是档案馆各项服务功能正常开展的前提基础。档案馆对空间资源进行优化时,需着重对自身安全性进行考虑。

2.兼容性。档案馆的空间资源优化是对以往档案馆空间形态的继承和发展,所以在进行空间优化时,需要考虑配置方案在现有空间形态中的兼容性问题。

3.可行性。档案馆的发展面临多重资源约束,因此在制订档案馆空间资源配置方案时,需着重考虑该方案在经济、制度、流程等方面的可行性问题。

4.动态性。档案馆作为社会组织的一部分,其内部的正常工作开展时刻受到外界多方因素的动态影响。因此,档案馆在对空间进行持续性的调整时,应考虑其自身动态性需求。

(二)配置策略

档案馆在进行空间资源配置时必须要从档案馆全局出发,由底层需求牵引,通过对档案馆空间的深刻分析,提出以“统一、构建、调整”为核心思想的空间配置策略,如图2所示。

1.“统一”是档案馆空间资源配置策略的基础,它为后续策略在处理问题时提供基本的约束关系,并将档案馆空间资源配置的一系列活动限定于某一组织框架内。统一策略的制定需满足档案馆空间安全性、兼容性、动态性的需要,它的实施需要着重注意以下两方面的内容:资源约束、事件扰动。资源约束指的是约束档案馆空间正常运行所需要的资源条件,包括各类档案资源、档案设施、工作人员等。事件扰动指的是在档案馆空间正常运行中可能出现的各种非常态事件对档案馆空间的影响,包括各类自然灾害、设备故障、档案损坏、网络异常等。

2.“构建”是配置策略的主体,它决定了档案馆空间的组织形态,在档案馆空间组织构建的基础上,延伸至资源配置方案的制订。构建策略的制定需满足档案馆空间安全性、兼容性和可行性的需要,并在实施过程中主要关注组织构建、要素配置两方面的内容。组织构建旨在搭建档案馆空间运行的组织架构,包括档案馆的机构设置、线上流程再造等方面;要素配置旨在将档案馆空间内的各资源要素(包括馆员、设备、档案资源、网络资源等)有机整合在组织架构内,从而形成资源的有效利用并实现档案馆空间的各项服务功能。

3“.调整”是配置策略的核心,直接体现了档案馆空间的动态性,使固定或一成不变的档案馆空间运行过程变为持续的灵活重组过程。调整策略的执行需满足安全性、可行性、动态性的要求,主要有渐进调整和缓冲调整两个方面的内容。渐进调整是指期望通过尽量微小或温和的调整方法来对档案馆空间组织结构进行调整,以避免频繁、较大的变动对组织结构产生难以预估的影响;缓冲调整是在对档案馆空间中出现的不同程度扰动事件进行处理过程中,以期望降低甚至消除扰动事件对整个档案馆空间正常运行的影响,从而避免资源配置方案的较大调整。

(三)优化路径

笔者依据对档案馆空间运行模式及空间资源需求的分析,顺承档案馆空间资源配置策略,提出档案馆空间资源配置优化路径,如图3所示。该空间资源配置模式由“统一-建构-调整”三个阶段所构成,可在档案馆的实际工作开展中持续对档案馆空间资源进行优化。

1.统一阶段。统一阶段是对档案馆空间整体框架进行全局思考和布局的阶段,本阶段的重点内容在于分析档案馆空间内所包含的各要素的属性及特性,以及各要素之间的相互联系,并根据现有及预期规划的服务功能和空间资源需求特征对档案馆空间内所有要素进行有机整合,以促进档案馆空间服务功能的顺利开展。在此阶段,还需重点考虑与外界协同办馆的发展策略,积极引入外部资源,拓展自身的服务功能,增强服务能力,实现互惠黄金城。

2.构建阶段。构建阶段是统一阶段的延续。在构建阶段的前期,需要对当前档案需求的现状进行分析,以需求为出发点,通过逻辑建构的方式来细化统一阶段所形成的整体框架,根据规划的档案馆服务功能构建档案馆的组织架构、线上流程等内容,从而形成档案馆空间组织建构方案,在此基础上对档案馆空间内各要素进行关联,以支撑空间组织的架构,从而形成档案馆空间要素配置方案。在此阶段,需注重对未来预期服务功能变化的考虑,以便降低后续阶段的调整幅度,并积极运用多种智能化技术与设备,如物联网、大数据技术等[9],便于在后续的线上服务中形成自我感知、组织、修复等智能化的管理技术方法。

3.调整阶段。调整阶段是档案馆空间资源配置模式的关键。在调整阶段过程中,随着时间的推移,社会公众对于档案资源的需求会发生一定的变化,这种变化达到一定的程度则需要档案馆响应这种需求变化。相应的档案馆空间在组织构建和要素配置上也需要相应的调整,档案馆空间组织构建方面的调整可通过渐进调整的方式来进行微调或温和的调整,包括机构增减、线上流程变更等内容。在渐进调整中,应避免较为频繁、剧烈的变动或对库房等重要地点的调整。档案馆要素配置可通过缓冲调整的方式来增加整个档案馆空间应对外界各种扰动的能力,如在新型冠状登录引发的肺炎疫情期间,档案馆传统查档的服务方式受到冲击,则可增加电话查档、网络查档等多元化的查档方式来进行缓冲。在此阶段,需树立“入馆即服务”的理念,及时为入馆主体提供一体化、人本化、低碳化的服务,从而使档案使用者沉浸于档案馆空间所营造的服务氛围当中,也使档案馆内所存储的档案资源得到及时、安全、高效的利用与保管。

档案馆的空间形态随社会的发展而不断演化,借助新兴的智能化技术对档案馆空间进行持续的优化与改进,是档案馆工作的发展趋势。在档案馆空间资源配置过程中,既要注重智能技术的应用,也要注重空间服务效能的提升,从而让档案馆的价值得到充分发挥。

*本文系2019年度郑州航空工业管理学院研究生教育创新计划基金项目“基于信息接受情境的档案馆空间再造与效能提升研究”(项目编号:2019CX14)阶段性成果。

注释及参考文献:

[1]周林兴.论档案馆的公共价值及实现策略[J].档案学研究,2019(5):38-44.

[2]周林兴,何卓立,苏龙高娃.档案馆公共文化空间的SWOT分析及优化策略[J].档案学通讯,2014(5):79-82.

[3]倪晓春.关于综合档案馆公共文化空间建设的思考[J].档案学通讯,2015(2):11-16.

[4]孙瑾,杨晓玲.档案馆发展路径探索——基于信息黄金城空间的视角[J].档案学研究,2011(5):53-56.

[5]曹宇.功能转变背景下的档案馆空间配置[J].档案与建设,2016(8):24-28.

[6]黄荷,杨桂凤.综合档案馆资源配置现状探究[J].北京档案,2019(1):41-43.

[7]本部分数据均来自国家统计局网站(http:// www.stats.gov.cn/tjsj/)所公布的2008—2018年數据.

[8]中华人民共和国国家档案局.DA/T76—2019绿色档案馆建筑评价标准[EB/OL].(2019-03-11)[2020- 12- 21]. http:// www.saac.gov.cn/daj/hybz/201903/ b4009f30547045e49fefd094d6d9e194.shtml.

[9]容依媚,肖秋会.我国智慧档案馆研究综述[J].北京档案,2019(8):15-18.

作者单位:1.郑州航空工业管理学院2.河南广播电视大学

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